SATIŞI TOPARLAMA REHBERİ
PDF teklif hazırlama: Göndermeden önce kontrol listesi
Önce müşteriyi ve teklifin kapsamını netleştirin
Teklif hazırlamaya fiyat yazarak değil, müşterinin ne istediğini tek cümlede özetleyerek başlayın. Aynı ürün adı farklı ölçüleri, farklı teslim biçimlerini veya farklı hizmet seviyelerini ifade edebilir. İstenen işin kapsamı belirsizse toplam tutar doğru olsa bile iki taraf aynı işi konuşmuyor olabilir. Müşterinin adı ve iletişim bilgileriyle teklifin ilgili olduğu işi eşleştirin.
Örneğin bir işletmeye kurulum hizmeti sunuyorsanız yalnızca ‘kurulum’ yazmak yerine kaç cihazın kurulacağını ve hangi işlerin dahil olduğunu belirtin. Bu örnek temsili bir çalışma yöntemidir; tüm sektörler için zorunlu alan listesi değildir. Kendi işinizde müşterinin kararını etkileyen ayrıntıları seçin. Gereksiz kişisel bilgileri teklif belgesine taşımayın.
Her satırın miktarını, birimini ve tutarını kontrol edin
Ürün veya hizmeti satır satır ayırmak, müşterinin toplam fiyatın nasıl oluştuğunu anlamasını kolaylaştırır. Her satırda anlaşılır bir ad, miktar, ölçü birimi ve birim fiyat kullanın. Adet, saat veya metre gibi birimleri birbirine karıştırmayın. Ek bir hizmet varsa ayrı satırda gösterin; toplamın içine gizlenmiş bir maliyet olarak bırakmayın.
Temsili olarak üç adet ürünün birim fiyatı 1.000 TL ise vergi ve indirim öncesi satır toplamı 3.000 TL olur. İndirim uygulanıyorsa indirimin hangi tutara uygulandığını açıkça gösterin. Vergi dahil veya hariç ifadesinin belgenin tamamında tutarlı olduğundan emin olun. Vergi oranı ve hukuki yükümlülükler işleme göre değişebilir; bu rehber mali veya hukuki danışmanlık yerine geçmez.
Teklif şartlarıyla olası yanlış anlamaları azaltın
Fiyatın yanında teslim veya hizmet süresi, ödeme planı, montaj kapsamı ve teklif geçerlilik süresi gibi karar vermeyi etkileyen koşulları yazın. Henüz kesinleşmemiş bir tarih için kesin teslim sözü vermeyin. ‘Onaydan sonra netleştirilecektir’ gibi gerçeği yansıtan bir açıklama, sonradan yerine getirilemeyecek bir taahhütten daha kullanışlıdır.
Teklif şartları alanını uzun ve herkes için aynı metinle doldurmak yerine bu işe özgü belirsizlikleri çözmek için kullanın. Müşterinin sağlaması gereken bilgi veya hazırlık varsa belirtin. Ücrete dahil olmayan işleri açıkça ayırın. Özel sözleşme veya sektörel şart gerekiyorsa uygun uzman desteği alın; bir PDF teklifin bütün hukuki ihtiyaçları tek başına karşıladığını varsaymayın.
PDF dosyasını açın, sonra paylaşın
Paylaşmadan önce oluşturduğunuz PDF dosyasını açıp müşterinin göreceği haliyle okuyun. Firma bilgileri doğru mu, satırlar kesiliyor mu, para birimi anlaşılır mı, toplam tutar son sayfada kayboluyor mu? Özellikle telefonda görüntülerken metnin okunabilirliğini ve sayfa geçişlerini kontrol edin. Dosyayı yalnızca oluşturmuş olmak, çıktının doğru göründüğünü kanıtlamaz.
WhatsApp üzerinden paylaşırken doğru kişiye doğru sürümü gönderdiğinizden emin olun. Dosya adına müşteri veya proje için kısa bir tanım ve sürüm bilgisi eklemek, sonraki görüşmelerde karışıklığı azaltabilir. Müşteri değişiklik istediğinde eski dosyayı güncel teklif gibi tekrar göndermeyin. Mesajın iletilmesi veya okunması, teklifin kabul edildiği anlamına gelmez.
Gönderimden sonra bir sonraki adımı kaydedin
Teklif gönderildiğinde takip işi bitmez. Müşteriyle ne zaman yeniden iletişime geçeceğinizi görev olarak planlayın; gerçekleşen konuşmanın sonucunu ayrı bir görüşme kaydı olarak tutun. Böylece planlanan iş ile yapılmış iş birbirine karışmaz. Reddedilen tekliflerde müşterinin belirttiği nedeni kaydetmek, sonraki tekliflerde kapsam ve beklenti uyuşmazlıklarını fark etmenize yardımcı olabilir.
Sellmory müşterileri, teklifleri, görevleri ve görüşme kayıtlarını aynı çalışma alanında düzenlemek için kullanılabilir. Teklif kalemlerini hazırlayıp PDF çıktısını müşterinizle paylaşabilirsiniz. Hangi araçla çalışırsanız çalışın, son kontrolü gerçek teklif üzerinde yapın: doğru müşteri, doğru kapsam, doğru toplam ve açık bir sonraki adım.