SATIŞI TOPARLAMA REHBERİ
Küçük işletmede tekliften sonraki adımı yürütme yöntemi
1. Görüşme bilgilerini müşteri kaydında toplayın
Her görüşmeden sonra müşterinin talebini, verilen bilgileri, gönderilen belgeleri ve bekleyen noktaları kısa cümlelerle kaydedin. Görüşme tarihi, konuşulan konu ve müşteriden beklenen yanıt gibi bilgileri açıkça yazmak, daha sonra yapılacak kontrolü kolaylaştırır.
Öneri olarak şu sırayı kullanabilirsiniz: “Müşterinin talebi”, “Paylaşılan bilgiler”, “Gönderilen teklif veya PDF”, “Kontrol edilmesi gereken konu”. Böylece ekip, müşteri geçmişini incelerken hangi noktada kalındığını daha hızlı anlayabilir. Özel kanal, teklif durumu veya beklenen sonraki adım için ayrı bir alan varsaymak yerine, bu ayrıntıları ilgili müşteri ya da görüşme notuna yazın.
2. Teklif sonrası işi görev notunda açıklayın
Teklif hazırlanıp PDF olarak paylaşıldığında, sonrasında yapılacak kontrolü ayrı bir görevle görünür hale getirin. Görev başlığını tek ve anlaşılır bir eylem içerecek şekilde yazın. Örneğin “Teklif PDF’sinin ulaştığını kontrol et” veya “Teklif hakkında müşteri geri dönüşünü incele” başlıkları kullanılabilir.
Görev notunda teklifin konusunu, PDF’nin ne zaman paylaşıldığını, müşteriyle yapılan son görüşmeyi ve beklenen işi belirtin. Örnek bir not şöyle olabilir: “Bakım hizmeti teklifi 12 Mayıs’ta PDF olarak paylaşıldı. Müşterinin kapsam ve teslim süresi hakkındaki geri dönüşü kontrol edilecek.” Böylece görev, ilgili teklifin bağlamını not üzerinden taşır.
3. Doğrulanmış görev alanlarını düzenli kullanın
Görev oluştururken başlık, not, öncelik, isteğe bağlı tarih ve saat, müşteri ve bir ekip sorumlusu alanlarından yararlanın. Öncelik seviyesini işin aciliyetine göre belirleyin; tarih veya saat eklemek zorunlu değilse yalnızca gerekli olduğunda kullanın. Sorumlu kişiyi seçmek, işin kimin tarafından takip edileceğini netleştirir.
Görev durumlarını açık, tamamlandı veya iptal olarak güncelleyin. Müşteriden yanıt bekleniyorsa görev açık kalabilir. Yanıt alındığında görev tamamlandı olarak işaretlenebilir; işlem artık yapılmayacaksa iptal durumu seçilebilir. Yeni bir ihtiyaç ortaya çıktığında, o ihtiyacı açıklayan yeni bir görev kaydı oluşturmak daha anlaşılır bir takip sağlar.
4. Haftalık incelemeyi karar listesine dönüştürün
Haftalık olarak açık görevleri müşteri, sorumlu ve öncelik bilgilerine göre gözden geçirin. Tamamlanan ve iptal edilen kayıtları da inceleyerek hangi işlerin sonuçlandığını, hangilerinde açıklama gerektiğini belirleyin. Proje iş ve gider kayıtlarıyla raporları birlikte değerlendirmek, çalışma yoğunluğunu ve bekleyen işleri daha düzenli görmenize yardımcı olabilir.
Temsili bir uygulamada işletme, her müşteri görüşmesinden sonra müşteri kaydını günceller, paylaşılmış teklifin konusunu görev notuna ekler, bir ekip sorumlusu seçer ve gerekirse kontrol tarihi girer. Haftalık incelemede açık görevler ele alınır; müşteri yanıt verdiyse durum güncellenir, yeni bir iş gerekiyorsa bunun ayrıntıları yeni kayda yazılır. Bu yaklaşım yalnızca takip düzeni önerir; satış artışı, kazanç veya başarı oranı vaat etmez.
Sık sorulan sorular
Teklif sonrası takip görevinde hangi bilgiler yer almalı?
Görev başlığı, teklifin konusu, PDF’nin paylaşım bilgisi, müşteriden beklenen yanıt veya yapılacak kontrol ve sorumlu kişi yazılabilir. Bu ayrıntıları görev notunda açıkça belirtmek, bağlamın ekip tarafından anlaşılmasını kolaylaştırır.
AI işlem önerisi hazırladığında kayıt hemen değişir mi?
Hayır. AI, yazıyla veya isteğe bağlı sesle işlem önerisi sunabilir. Müşteri, görev, teklif veya diğer kayıtların oluşturulması ve değiştirilmesi kullanıcı onayına bağlıdır. Öneriyi kontrol ettikten sonra uygun gördüğünüz bilgileri kaydedin.